Zwischen Rundablage und Büro-Archiv: Wohin mit den Akten?

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist für alle Unternehmen eine wichtige gesetzliche Vorgabe. Im Büro oder Archiv türmen sich Ordner- oder Kistenweise alte Unterlagen? PRIME Selfstorage zeigt Ihnen nützliche Tipps zur richtigen Akteneinlagerung und klärt wichtige Fragen

Zeitraum der Aufbwahrung:

Geschäftsunterlagen müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Im Allgemeinen gilt für die meisten Unternehmer, dass die Dauer der Aktenlagerung auf 10 Jahre festgesetzt ist.

Diese Annahme trifft allerdings nicht immer zu. Zwar gilt für die meisten Akten eine Frist von 10 Jahren, diese kann aber von 6 bis zu 30 Jahren variieren.

Bitte beachten Sie: Die Aufbewahrungsfristen beginnen nicht unbedingt am Tag nach Ende des Geschäftsjahres. Vielmehr beginnt der Fristablauf erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht wurde. Bevor Sie also Ihre Geschäftsunterlagen entsorgen, klären Sie zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr. Besprechen Sie größere Aktenvernichtungen am besten mit Ihrem Steuerberater.

Beispiel: Der Jahresabschluss 2008 wurde frühestens im Jahr 2009 fertiggestellt. Somit läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst seit dem 1. Januar 2010. Entsorgen dürfen Sie die Abschlussunterlagen des Jahres 2008 somit erst Anfang 2020 – und nicht bereits schon im Jahr 2019.

Im Folgenden finden Sie eine kleine Übersicht mit Beispielen zu Aufbewahrungsfristen der Akteneinlagerung:

Vollständige Liste downloaden  

In welchen Fällen Dokumente länger aufbewahrt werden sollten

In Ausnahmefällen kann es sinnvoll sein, die Aufbewahrungsfristen zu verlängern. Es kann durchaus vorkommen, dass die Festsetzungsfrist eines vorläufigen, noch nicht endgültigen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist der Geschäftsunterlagen übersteigt.

Die Festsetzungsfrist beträgt im Normalfall vier Jahre, beginnend zum 01. Januar eines Jahres, nachdem die Steuererklärung eingereicht wurde. Die Festsetzungsfrist verlängert sich

• auf fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine leichtfertige Steuerverkürzung feststellt

• auf zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt.

Im Extremfall müssen die Geschäftsunterlagen aus Jahren mit vorläufigen Steuerbescheiden also bis zu 14 (!) Jahre aufbewahren. Somit kann ein vorläufiger Bescheid aus dem Jahr 2009 unter Umständen erst im Jahr 2023 Endgültigkeit erlangen. Wenn Sie die dazugehörigen Unterlagen und Belege bereits vernichtet haben, fehlen Ihnen die Nachweise, falls das Finanzamt im Nachhinein noch etwas ändert oder beanstandet.

Es ist ratsam, in bestimmten Fällen ebenfalls über die vorgeschriebenen Fristen hinaus die Geschäftsunterlagen aufzubewahren:

• bei einer begonnen Außenprüfung durch das Finanzamt,

• bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die jedoch Einspruch erhoben werden soll,

• bei Ermittlungen gegen das Unternehmen wegen des Verdachts eines Steuerstrafdelikts.

Wo sollten Ihre Akten eingelagert werden?

Bei der Einlagerung von Akten ist der Ort zunächst das wichtigste. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen hier 3 Arten der Akteneinlagerung vor.

Einlagerung im angemieteten Office-Space

Die meisten Unternehmen nutzen interne Firmenlager, welche sich so gut wie immer im Keller befinden. Ein Vorteil dieser Aufbewahrungsmethode ist, dass wichtige Dokumente immer in greifbarer Nähe sind.
Ein Nachteil an dieser Aufbewahrungsweise ist jedoch, dass in der Regel nicht beachtet wird unter welchen Temperaturen die Unterlagen hier untergestellt sind.
Das Problem ist, sobald die Akten für eine längere Zeit in einem zu warmen und auch öfter feuchten Lager stehen, ist dies eine willkommene Einladung für Schädlinge, die sich zwischen Ihren Dokumenten einnisten und erhebliche Schäden verursachen können.
Ein Büro ist aber kein Lagerhaus. Das angemietete Büro müllt sich mit der Zeit zu und es steht immer weniger Platz im Büro zur Verfügung. Einen Lagerraum zu mieten ist dabei fast immer günstiger, als teurer und beheizter Büroraum.

Lagerräume für Unternehmen

Einlagerung im eigenen Keller

Bei kleineren Unternehmen, die nicht sonderlich viel Platz in den eigenen Büroräumen haben, bietet es sich oftmals an, die eigenen Kellerräume als Lagerraum zu nutzen. Das gilt als kostensparend, ist jedoch in Bezug auf eine ordentliche Lagerung nicht ideal. Auch im eigenen Keller kann eine hohe Feuchtigkeit herrschen, die den eingelagerten Dokumenten schadet. Dies wird meist erst dann entdeckt, wenn es sich das Ungeziefer – die Papier und Akten lieben - bereits warm und gemütlich gemacht hat. Des Weiteren lagern in den eigenen Kellerräumen meist nicht nur Akten und wichtige Dokumente, sondern auch Hausrat und Möbelstücke. Hier ist also Unordnung praktisch vor programmiert.  

Einlagerung bei PRIME Selfstorage

Für viele Unternehmen ist es sehr wichtig, dass die aufzubewahrenden Akten in greifbarer Nähe sind. Aus diesem Grund sollten Sie bei der Wahl eines Lagerraums darauf achten, dass dieser nicht zu weit von Ihrem Unternehmen entfernt ist.
Der Vorteil an einem Selfstorage Lagerraum ist die Sauberkeit und die beständige Raumtemperatur. Natürlich ist es ebenfalls wichtig, dass Ihre Firmenakten entsprechend gesichert sind.
Aber auch bei der Akteneinlagerung in Selfstorage Lagerräumen gibt es grundlegende Regeln zu beachten:

• Wichtige Geschäftsakten, die für längere Zeit aufbewahrt werden müssen, häufen sich in der Regel recht schnell. Deshalb ist es umso wichtiger die Akten in der richtigen Reihenfolge und nach den richtigen Themen zu sortieren.

• Wenn nur eine ungefähre Ahnung besteht, wie lange Ihre Akten aufbewahrt werden sollten, ist es ratsam in jedem Fall vorab Ihren Steuerberater befragen.
  So vermeiden Sie Situationen, in denen Ihnen fehlende Akten zum Verhängnis werden könnten.

Unser Tipp zur Einlagerung

Für die Akteneinlagerung ist Ordnung besonders wichtig. Die Frage über die Art der Aufbewahrung stellt sich deshalb sehr oft. Es gibt mehrere Möglichkeiten Ihre Akten ordentlich einzulagern.
Dazu gehören:

• Archivboxen/-Schachteln
• Archivordner
• Aktenkartons

Unser PRIME Selfstorage Team bietet Ihnen vor Ort die Möglichkeit Aktenkartons zu erwerben. So steht der Einlagerung nichts mehr im Wege.

Sie haben weitere Fragen zum Thema Akteneinlagerung?

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